Dữ liệu chính thức
Kiểm tra tên, mã định danh, trụ sở và tình trạng để tránh nhầm doanh nghiệp trùng tên. Bản tra cứu visura của Registro Imprese có dữ liệu chính thức nhưng không phải giấy chứng nhận hay bảo đảm khả năng thanh toán.
Chức danh và quyền hạn
Chữ ‘người quản lý’ chưa đủ. Cần xét cách đại diện, giới hạn, điều lệ, ủy quyền và quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Tài liệu cập nhật
Bản cũ có thể không phản ánh cơ cấu hiện tại. Đối chiếu ngày tài liệu, thay đổi sau đó và giao dịch dự kiến. Việc quan trọng cần kiểm tra trước khi ký.
Ví dụ giả định
Hai người quản lý doanh nghiệp. Một người thường trả lời email chưa chứng minh họ được tự cam kết giao dịch lớn. Cần kiểm tra quyền hạn, không dựa vào sự thân thiện.
Lưu căn cứ quyết định
Giữ kết quả kiểm tra, phê duyệt và hợp đồng cuối cùng để biết ai quyết định gì, dựa trên thông tin nào. Với công ty nước ngoài, cần chọn sổ đăng ký và tài liệu phù hợp pháp luật nước đó.