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確認機關、文號、日期及收件人。分清補件要求、拒絕及最終處分，因為可能需要不同回應。
也保存送達資料
不要只存PDF。保留信封、PEC認證電郵的發送及收取憑證、附件和通知。送達方式與時間，可能影響何時須採取行動。
重建程序經過
按順序整理最初申請、補充資料、往來及答覆。每一步記下日期和簡短說明。標明缺失文件，並評估可用哪種查閱途徑取得。
虛構例子
部門認為欠缺附件而拒絕申請。發送憑證有助核對是否已傳送，但單憑它不能證明所有其他條件亦已符合。
審慎選擇救濟
要求說明、重新考慮及向法院尋求救濟並非同一回事。不要以為寫信給部門會暫停起訴期限。專業人士須先檢視文件、事項及時間經過，再提出途徑。